Vor jeder detaillierteren Projektplanung stelle ich mir ein paar entscheidende Fragen: Habe ich einen klaren Projektauftrag? Wie sieht mein Kernteam für das Projekt aus? Welche Erkenntnisse aus der Umwelt- und Risikoanalyse müssen in die Planung einfließen?
Und vor allem: Kann ich überhaupt einen Projektplan entwickeln, oder soll das Projekt “agil” abgewickelt werden?
Sobald diese Fragen geklärt sind, kann ich mich im Startworkshop gemeinsam mit dem Kernteam der genaueren Projektplanung widmen.
Nebenbei geht es noch um einen besonderen Aspekt, nämlich um die Anforderungen an die Projektdokumentation. In diesem Zusammenhang ist es mir am liebsten, wenn die Organisation, in der das Projekt stattfindet, ein bestimmtes Projekthandbuch vorschreibt (siehe dazu auch PMA oder Primas).
Ich will aber betonen, dass die soeben genannten vorbereitenden Schritte zu einer detaillierten Projektplanung aus meiner Sicht hohe Anforderungen an die soziale Kompetenz der Beteiligten stellen, an ihre Konfliktbereitschaft, ihr Verhandlungsgeschick, ihren Mut und ihre Kompetenz.
Daher verwende ich in diesem anfänglichen Teil des Projektstartprozesses kaum Software-Tools (außer einer Textverarbeitung, einem e-Mail-Programm, digitalen Bildern von Flipchart-Seiten und einem möglichst banalen Zeichenprogramm für die Umweltengrafik – z.B. Microsoft Powerpoint). Ich glaube einfach, dass das initiale Projektgeschehen sozial und organisatorisch so komplex und auch so einzigartig je Projekt ist, dass es in größeren Organisationen höchstens von einem gut verankerten Workflow-Tool unterstützt werden kann.
Wirklich bedeutsam in einem Projekt wird für mich Projektmanagement-Software erst dann, wenn die Rede auf die konkrete Arbeit kommt, die im Zuge des Projekts verrichtet werden muss, also auf Schritt 2: Erstellung des Projektstrukturplans.
Tags: agil, Kernteam, Projekt-Startworkshop, Projektauftrag, Projektdokumentation, Projekthandbuch, Projektplanung, Risikoanalyse, Umweltanalyse
